Çevrimiçi rezervasyon
Hasta web sitenizden boş saatleri görüp randevu alır; kayıt otomatik CRM'e düşer.
Çözümler
Randevudan kontrole kesintisiz hasta takibi
Kliniklerde en pahalı kayıp gelmeyen randevudur. İkincisi, kontrolü unutulan hastadır. İkisi de sistematik hatırlatmayla büyük ölçüde çözülür.
Bir bakışta
- Çevrimiçi rezervasyon
- Kaynak takvimi
- Otomatik hatırlatma
- Hasta iletişim geçmişi
- Tedavi paketi takibi
Kliniklerde tekrarlayan sorunlar
Kliniklerle çalışırken en sık duyduklarımız:
- Randevu telefonla alınıyor; yoğun saatlerde arayan hasta ulaşamıyor
- Gelmeyen hasta oranı yüksek, boş kalan slot geri doldurulamıyor
- Hastanın daha önce ne konuştuğu, hangi teklifi aldığı kayıtta yok
- Kontrol randevusu hatırlatılmıyor; hasta bir daha gelmiyor
- Tedavi paketinin kaçıncı seansında olduğu takip edilemiyor
- Birden çok şube var ama tek bir hasta görünümü yok
Klinik kurulumunda neler var?
Poliklinik, diş, estetik ve fizik tedavi kliniklerinde kullandığımız yapı:
Kaynak takvimi
Hekim, koltuk, oda veya cihaz bazlı takvim; çakışma olmadan planlama.
Otomatik hatırlatma
Randevudan önce WhatsApp veya SMS ile hatırlatma; onay isteme ve iptal yönetimi.
Hasta iletişim geçmişi
Arama, mesaj, randevu ve teklif; tümü hasta kaydının zaman çizelgesinde.
Tedavi paketi takibi
Çok seanslı tedavilerde kalan seans sayısı ve bir sonraki randevunun planlanması.
Şube ve yetki yapısı
Çok şubeli yapılarda şube bazlı görünürlük ve merkezi raporlama.
Gelmeme oranını düşürmek
Boş kalan randevu slotu doğrudan kayıp gelir. Hatırlatma göndermek bunu azaltıyor ama tek başına yetmiyor; asıl fark hastadan onay istemekle geliyor.
Randevudan belirli süre önce otomatik mesaj gidiyor ve hastadan teyit isteniyor. Teyit gelmezse ikinci hatırlatma, yine gelmezse resepsiyona görev açılıyor. İptal gelirse slot serbest kalıyor ve bekleme listesindeki hastaya öneri gidiyor.
- Kademeli hatırlatma ve teyit isteme
- Teyit gelmeyince resepsiyona görev
- İptal edilen slotun bekleme listesine önerilmesi
- Gelmeyen hasta oranının raporlanması
Hastanın tüm geçmişi tek ekranda
Hasta aradığında "daha önce ne konuşmuştuk?" sorusuna anında cevap verebilmek gerekiyor. Kaydın dağınık olduğu kliniklerde bu her seferinde sıfırdan konuşma anlamına geliyor.
Bitrix24'te arama, WhatsApp mesajı, randevu, gönderilen teklif ve tedavi notu aynı kaydın zaman çizelgesinde birikiyor. Telefon çaldığında ekran açılıyor ve karşılayan kişi hastayı tanıyor.
- Gelen aramada otomatik ekran açılışı
- Tüm kanalların tek zaman çizelgesinde birleşmesi
- Tedavi ve teklif geçmişinin kayıtta durması
- Şube değişse de aynı hasta görünümü
Kontrol ve seans takibi
Çok seanslı tedavilerde ve kontrol gerektiren işlemlerde hastanın kendiliğinden dönmesini beklemek gelir kaybı. Sistematik hatırlatma, aynı hastadan gelen tekrar geliri belirgin şekilde artırıyor.
Tedavi paketi tanımlandığında kalan seanslar takibe alınıyor; kontrol tarihi geldiğinde otomatik görev ve mesaj devreye giriyor.
- Tedavi paketi ve kalan seans takibi
- Kontrol tarihinde otomatik hatırlatma
- Dönmeyen hasta için yeniden temas akışı
- Seans ve paket bazlı gelir raporu
Randevu akışı ve otomasyonlar
Kliniklerde standart olarak kurduğumuz hatırlatma zinciri.
| Zaman | Ne oluyor | Kanal |
|---|---|---|
| Randevu alındığında | Onay mesajı ve takvim bilgisi gönderilir | WhatsApp / SMS / e-posta |
| 1 gün önce | Hatırlatma ve teyit talebi | WhatsApp / SMS |
| Teyit gelmezse | İkinci hatırlatma, ardından resepsiyona görev | WhatsApp + portal görevi |
| İptal edilirse | Slot serbest bırakılır, bekleme listesine öneri | Otomatik |
| Randevudan sonra | Memnuniyet sorusu ve kontrol planı | WhatsApp / SMS |
| Kontrol zamanı | Hatırlatma ve randevu daveti | WhatsApp / SMS |
Bu sizin sürecinizde nasıl kurulur?
Otuz dakikalık ücretsiz ön görüşmede iş akışınızı dinleyip bu başlığın sizde nasıl çalışacağını birlikte çıkarıyoruz.
Kurulum nasıl ilerliyor?
Klinik kurulumlarında tipik sıra:
- 01
Hizmet ve kaynak tanımı
Hizmetler, süreleri, hekim ve oda kaynakları tanımlanır.
- 02
Rezervasyon sayfası
Çevrimiçi randevu sayfası kurulur ve sitenize yerleştirilir.
- 03
Hatırlatma zinciri
Mesaj şablonları ve otomasyon kuralları kurulur.
- 04
Kanal ve santral
WhatsApp ve telefon bağlanır; ekran açılışı devreye alınır.
- 05
Eğitim ve yayın
Resepsiyon ve hekim eğitimi, ardından canlıya geçiş.
Kurulum sonunda elinizde ne oluyor?
- Sitenize gömülü çevrimiçi randevu sayfası
- Hekim, oda ve cihaz bazlı kaynak takvimi
- Çalışan hatırlatma ve teyit zinciri
- Gelen aramada ekran açılışı
- Hastanın tüm geçmişini gösteren tek kayıt
- Tedavi paketi ve kontrol takibi
- Gelmeme oranı ve doluluk raporları
Özellikler
İlgili özellikler
Bu modülle birlikte en sık devreye aldığımız başlıklar. Aynı kurulumda birbirini besliyorlar.
Takvim ve Randevu
Randevu almak için telefon trafiğine gerek yok. Müşterinizin hizmeti, uzmanı ve saati kendisinin seçtiği bir rezervasyon akışı kuruyoruz; her randevu CRM'e kaydıyla birlikte düşüyor.
WhatsApp Entegrasyonu
Müşteri zaten WhatsApp'ta. Konuşmalar kişisel telefonlarda kaldığında süreç ölçülemez. Resmi WhatsApp Business hattınızı Bitrix24'e bağlıyor, her mesajı müşteri kaydına iliştiriyoruz.
Çağrı Merkezi
Müşteri aradığında temsilci geçmiş görüşmeleri, açık talepleri ve fırsatları aynı anda görmeli. Telefon altyapınızı Bitrix24'e bağlayarak arama ile müşteri verisini tek ekranda birleştiriyoruz.
Yetki Yönetimi
Yetki yönetimi parola politikasından ibaret değil; erişim, denetim izi ve veri saklama birlikte kurgulanır. Bitrix24'ün rol tabanlı modelini şirket yapınıza göre tasarlıyoruz.
Diğer sektörler
Sağlık Turizmi
Sağlık turizminde reklam vermek kolay, gelen talebi satışa çevirmek zor. Fark: ulaşabilme oranında, ilk temas hızında ve hangi formun gerçekten hasta getirdiğini bilmekte.
İnşaat ve Gayrimenkul
Gayrimenkulde satış, tek bir ürünün değil belirli bir birimin satışıdır. Hangi dairenin kime, hangi fiyattan, hangi ödeme planıyla verildiği sistemde durmalı.
E-Ticaret
E-ticarette asıl kâr ikinci siparişte. Ama çoğu mağaza müşteriyi sipariş numarası olarak tanıyor, kişi olarak değil.
Sıkça Sorulan Sorular
Hasta bilgileri KVKK açısından güvende mi?
Erişim izinleriyle hasta kayıtlarını yalnızca ilgili personelin görmesini sağlıyoruz, dışa aktarma yetkisini sınırlandırıyoruz ve açık rıza metinlerini randevu formuna ekliyoruz. Onay zaman damgasıyla kayda geçiyor. Daha katı gereksinimler için şirket içi kurulum da mümkün.
Mevcut hasta yönetim programımızla birlikte kullanabilir miyiz?
Evet. Bitrix24'ü hasta ilişkileri ve randevu tarafında, mevcut programınızı klinik kayıt tarafında kullanan yapılar kuruyoruz. Programın API'si varsa randevu ve hasta bilgisi iki yönlü senkronize edilebiliyor.
Çok şubeli yapıda çalışır mı?
Evet. Her şube kendi takvimini ve kendi kayıtlarını yönetir, merkez tümünü raporlar. Hasta şube değiştirse bile tek kayıt üzerinden görünür.
Hatırlatmalar hangi kanaldan gidiyor?
WhatsApp, SMS ve e-posta kullanılabiliyor. Türkiye'de en yüksek okunma oranını WhatsApp veriyor; genelde WhatsApp'ı ana kanal, SMS'i yedek olarak kuruyoruz.
Randevu sayfası sitemize nasıl ekleniyor?
Bitrix24'ün rezervasyon sayfası tek satırlık bir kodla sitenize gömülüyor ya da ayrı bir bağlantı olarak paylaşılıyor. Sitesi olmayan kliniklerde Bitrix24 ile basit bir randevu sayfası da kurabiliyoruz.
Bu özelliği işinize göre kuralım
Süreçlerinizi dinleyip hangi ayarların size uyduğunu gösteren ücretsiz bir ön görüşme planlayalım.