Portföy kayıt yapısı
Her mülk ayrı kayıt: tip, oda sayısı, metrekare, bölge, fiyat, durum ve sahibi. Fotoğraf ve belgeler kayda bağlı duruyor.
Bölgeler
Ankara'da Bitrix24
Ankara'daki müşterilerimizin ağırlığı gayrimenkulde. Bu sektörün farkı çift taraflı olması: hem alıcıyı hem satıcıyı, hem müşteriyi hem portföyü aynı anda yönetmek gerekiyor.
Bir bakışta
- Portföy kayıt yapısı
- Talep–portföy eşleştirme
- İlan portalı entegrasyonu
- Yer gösterme takibi
- Komisyon ve portföy sahipliği
Emlak ofislerinde ve portföy yöneten firmalarda tipik sorunlar
Gayrimenkulde kayıp genellikle müşteri bulamamaktan değil, elindekini yönetememekten kaynaklanıyor:
- Portföyün Excel'de, müşteri talebinin danışmanın telefonunda tutulması
- Alıcıya uygun olmayan mülklerin gösterilmesi, herkesin vaktinin gitmesi
- Aynı portföyü iki danışmanın ayrı müşteriye pazarlaması
- İlan portallarından gelen aramaların hiç kayda geçmemesi
- Satılan veya kiralanan mülkün ilanının günlerce açık kalması
- Komisyon paylaşımının sonradan tartışma konusu olması
- Sözleşme, tapu ve ekspertiz belgelerinin dağınık durması
Ankara kurulumlarında kapsam
Gayrimenkul kurulumlarında standart CRM'in üstüne eklediğimiz başlıklar:
Talep–portföy eşleştirme
Alıcının bütçe, bölge ve özellik kriterleri kaydediliyor; uyan portföyler otomatik olarak danışmanın önüne geliyor.
İlan portalı entegrasyonu
Portallardan gelen talepler CRM'e düşüyor; hangi portalın kaç görüşme ve kaç satış getirdiği ölçülüyor.
Yer gösterme takibi
Randevu, katılım ve geri bildirim kayda işleniyor. Hangi mülkün kaç kez gösterilip neden beğenilmediği görünür oluyor.
Komisyon ve portföy sahipliği
Portföyü kimin getirdiği, satışı kimin yaptığı ve paylaşım oranı kayıtta tanımlı; hakediş otomatik hesaplanıyor.
Sözleşme ve belge yönetimi
Yetki sözleşmesi, ekspertiz ve tapu belgeleri kayda bağlanıyor; süreli yetki sözleşmelerinin bitişi hatırlatılıyor.
Talep ile portföyü eşleştirmek
Emlak ofislerinde en çok vakit yanlış eşleşmede gidiyor. Danışman, alıcıyı gerçekten uymayan üç mülke götürüyor ve iki taraf da yoruluyor. Oysa alıcının kriterleri ilk görüşmede zaten konuşuluyor; sorun bunun kayda geçmemesi. Bütçe, bölge, oda sayısı ve kat gibi kriterler kayda işlendiğinde sistem uyan portföyleri kendiliğinden öne çıkarıyor. Yeni bir portföy girildiğinde de o kritere uyan bekleyen alıcılar listeleniyor; yani portföy geldiği gün kime gösterileceği belli oluyor.
- Alıcı kriterleri yapılandırılmış alanlarda tutuluyor
- Yeni portföy girildiğinde uyan bekleyen alıcılar listeleniyor
- Gösterilen ve elenen mülkler kayda işleniyor, tekrar gösterilmiyor
- Beğenilmeme nedeni kaydedilip kriter güncelleniyor
Hangi ilan portalı gerçekten satış getiriyor?
Gayrimenkulde ilan portallarına ciddi bütçe ayrılıyor ama çoğu ofis hangi portalın gerçekten iş getirdiğini bilmiyor; elde yalnızca portalın kendi gösterdiği görüntülenme sayısı oluyor. Gelen aramaları ve form taleplerini kaynağıyla birlikte CRM'e aldığınızda tablo netleşiyor: hangi portaldan kaç görüşme, kaç yer gösterme ve kaç satış çıktığı ölçülebiliyor. Çoğu zaman en çok görüntülenme getiren portal, en çok satış getiren portal olmuyor.
- Portal bazında talep, yer gösterme ve satış sayısı
- İlan başına maliyet yerine satış başına maliyet
- Satılan mülkün ilanının kapatılması için otomatik görev
- Mülk tipine göre hangi portalın daha iyi çalıştığı
Komisyon tartışmasını baştan bitirmek
Çok danışmanlı ofislerde en sık yaşanan iç sorun komisyon paylaşımı. Portföyü bir danışman getirmiş, alıcıyı başka biri bulmuş, satışı üçüncü kişi kapatmış oluyor. Bu roller kayıt üzerinde tanımlı değilse paylaşım her seferinde tartışma konusu oluyor. Portföy sahibi, alıcı danışmanı ve kapatan kişi kayıtta ayrı alanlar olarak tutulduğunda hakediş otomatik hesaplanıyor ve kimse geriye dönük iddiada bulunamıyor.
- Portföy sahibi, alıcı danışmanı ve kapatan kişi ayrı alanlarda
- Paylaşım oranları ofis kuralına göre önceden tanımlı
- Hakediş satış kapandığında otomatik hesaplanıyor
- Danışman kendi hakedişini kendi ekranından görüyor
Portföy durumları ve karşılıkları
Durum tanımlarının tüm ofiste aynı olması, raporun anlamlı olmasının ön şartı.
| Durum | Ne anlama geliyor | Sistemde ne oluyor |
|---|---|---|
| Yeni portföy | Kayıt açıldı, yetki sözleşmesi bekleniyor | Sözleşme görevi açılıyor |
| Yayında | İlan portallarında aktif | Uyan bekleyen alıcılar listeleniyor |
| Gösterimde | En az bir yer gösterme yapıldı | Geri bildirim kaydı isteniyor |
| Opsiyonlu | Alıcı ön anlaşma yaptı | Diğer gösterimler kilitleniyor |
| Satıldı / Kiralandı | İşlem tamamlandı | İlan kapatma görevi ve hakediş hesabı |
| Pasif | Sahibi vazgeçti veya yetki bitti | Yeniden temas hatırlatması kuruluyor |
Bu sizin sürecinizde nasıl kurulur?
Otuz dakikalık ücretsiz ön görüşmede iş akışınızı dinleyip bu başlığın sizde nasıl çalışacağını birlikte çıkarıyoruz.
Ankara'da nasıl ilerliyoruz
Gayrimenkulde önce portföy yapısını oturtuyoruz; müşteri tarafı onun üstüne kuruluyor.
- 01
Portföy yapısının tanımlanması
Mülk tipleri, zorunlu alanlar ve durum tanımları belirleniyor. Rapor kalitesi buradaki karara bağlı.
- 02
Mevcut portföyün aktarımı
Excel'deki kayıtlar alan eşleştirmesiyle aktarılıyor, mükerrer kayıtlar temizleniyor.
- 03
Talep hattı ve eşleştirme
Alıcı kriterleri, yer gösterme akışı ve otomatik eşleştirme kuralları kuruluyor.
- 04
Portal ve komisyon kurgusu
İlan portalı bağlantıları ve komisyon paylaşım kuralları tanımlanıp ekip eğitimi veriliyor.
Kurulum sonunda elinize ne geçiyor
- Fotoğraf ve belgeleriyle birlikte yapılandırılmış portföy envanteri
- Alıcı kriterlerine göre otomatik talep–portföy eşleştirme
- Yer gösterme randevu ve geri bildirim akışı
- İlan portalı bazında satış ve maliyet raporu
- Komisyon paylaşım kuralları ve otomatik hakediş hesabı
- Yetki sözleşmesi ve belge yönetimi, süre bitiş hatırlatmalarıyla
- Danışman ekibi için kayıt altına alınmış eğitim
Özellikler
İlgili özellikler
Bu modülle birlikte en sık devreye aldığımız başlıklar. Aynı kurulumda birbirini besliyorlar.
Müşteri Adayları
Lead toplamak tek başına yeterli değil; hızlı yanıt, doğru atama ve düzenli takip gerekir. Bitrix24'ü tam bu üç başlığa göre kuruyor, tüm talep kaynaklarınızı tek akışta birleştiriyoruz.
Satış Hunisi
Huni net değilse ekip hangi fırsatın ilerlediğini, hangisinin beklediğini göremez. Aşamalarınızı gerçek satış sürecinize göre tasarlıyor, her kartın sonraki adımını görünür kılıyoruz.
Takvim ve Randevu
Randevu almak için telefon trafiğine gerek yok. Müşterinizin hizmeti, uzmanı ve saati kendisinin seçtiği bir rezervasyon akışı kuruyoruz; her randevu CRM'e kaydıyla birlikte düşüyor.
Doküman Yönetimi
Belgeler masaüstlerine, e-posta eklerine ve kişisel bulut hesaplarına dağıldığında en güncel sürümü kimse bilmez. Tüm dosya düzeninizi tek diskte, net yetkilerle kuruyoruz.
Diğer şehirler
İstanbul
İstanbul'da çalıştığımız müşterilerin ağırlığı sağlık turizminde. Buradaki fark hacim: günde yüzlerce lead, vardiyalı danışman ekipleri ve Türkiye'nin en pahalı reklam rekabeti.
Antalya
Antalya'daki işimizin büyük bölümü sağlık turizmi ve turizm. Bu iki sektörün ortak özelliği yurt dışından gelen, çok dilli ve WhatsApp ağırlıklı bir talep akışı olması.
İzmir
İzmir'de de ağırlığımız sağlık turizminde. İstanbul'dan farkı ölçek: burada lead sayısı daha az ama hasta başına değerlendirme süreci daha uzun ve daha derin.
Sıkça Sorulan Sorular
İlan portallarıyla entegrasyon mümkün mü?
Portalın sunduğu imkâna göre değişiyor. Portal API veriyorsa çift yönlü bağlantı kurulabiliyor; vermiyorsa gelen talepleri e-posta ve çağrı üzerinden kaynak etiketiyle CRM'e alıyoruz. İkinci yöntemde ilan yayınlama manuel kalıyor ama hangi portalın satış getirdiğini ölçmek yine mümkün oluyor.
Danışmanlar birbirinin portföyünü görmesin istiyoruz, olur mu?
Olur, ancak gayrimenkulde bunu genellikle önermiyoruz: portföyler ortak görünmediğinde eşleştirme avantajı kayboluyor. Yaygın çözüm portföyü herkese görünür kılıp sahiplik ve komisyon hakkını kayıtta korumak. Yine de kapalı çalışmak isterseniz yetki matrisiyle bu da kurulabiliyor.
Konut projesi satışı yapıyoruz, portföy mantığı bize uyar mı?
Proje satışında yapı farklı: tek tek portföy değil, blok ve bağımsız bölüm envanteri, opsiyon yönetimi ve ödeme planı gerekiyor. İnşaat ve gayrimenkul çözüm sayfamız bu yapıyı ayrıntılı olarak ele alıyor; kurulumu da buna göre yapıyoruz. Hem proje satışı hem ikinci el portföy yönetiyorsanız ikisi aynı portalda ayrı hatlar olarak kurulabiliyor.
Kiralama tarafını da takip edebilir miyiz?
Evet. Kiralama ayrı bir hat olarak kuruluyor; sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri kayda işleniyor, yenileme zamanı geldiğinde otomatik hatırlatma düşüyor. Kira artış dönemleri ve tahsilat takibi de aynı kayıt üzerinden yürüyebiliyor.
Bu özelliği işinize göre kuralım
Süreçlerinizi dinleyip hangi ayarların size uyduğunu gösteren ücretsiz bir ön görüşme planlayalım.