Reklam lead getiriyor. Asıl soru kaçına ulaşabildiğiniz
Sağlık turizminde dönüşüm oranını konuşmadan önce cevaplanması gereken bir soru var: gelen talebin kaçıyla gerçekten konuşabildiniz? Bitrix24 kurulumunu bu soruyu ölçülebilir kılacak şekilde yapıyoruz.
Bitrix24 Türkiye Gold Partner. Kurulum, eğitim ve destek tek noktadan.
Kurulumda ölçtüklerimiz
Ulaşabilme oranı
Personel, form ve tedavi bazında
İlk temas süresi
Lead düşüşü ile ilk mesaj arası
Aşama değişim hızı
Süreç nerede yavaşlıyor
Form bazlı dönüşüm
Hangi reklam gerçekten hasta getiriyor
- 3
- kendi geliştirdiğimiz modül
- 6
- özel rapor
- 7/24
- otomatik ilk yanıt
- Tek kayıt
- tüm kanallar birleşik
Para nerede kaybediliyor?
Reklam bütçesi lead getiriyor ama önemli bir bölümü hiç konuşulamadan eriyor. Sahadaki nedenler neredeyse her klinikte aynı:
- Yurt dışından gelen mesaja saatler sonra dönülmesi, hastanın o sırada başka kliniğe bağlanmış olması
- WhatsApp yazışmalarının danışmanın kişisel telefonunda kalması ve şirkete hiç yansımaması
- Aynı hastaya farklı danışmanların ayrı ayrı fiyat vermesi
- Dil bariyeri yüzünden talebin yanlış kişiye düşmesi
- Tedavi, konaklama ve transfer bilgilerinin üç ayrı yerde tutulması
- Hangi ülkeden, hangi tedavi için kaç lead geldiğinin ölçülememesi
Kurulumun üç ayağı
Standart bir CRM kurulumunun üstüne, sağlık turizminin kendi mekaniğini ekliyoruz.
Talep hangi kanaldan gelirse gelsin tek kayıtta
Facebook Lead formları, Instagram DM, WhatsApp ve Messenger doğrudan CRM'e bağlanıyor; reklam verisi elle aktarılmıyor. Yazışma hasta kartına işlendiği için danışman değişse bile geçmiş klinikte kalıyor. Yan fayda olarak yanıt süresi ölçülebilir hâle geliyor ve çoğu klinikte asıl kaybın geç dönüşte olduğu ilk kez o zaman görülüyor.
- Facebook ve Instagram form talepleri otomatik kayda dönüşüyor
- WhatsApp yazışması hasta kartına işleniyor, kişisel telefonda kalmıyor
- Form adı kayda yazılıyor, hangi reklamdan geldiği kayboluyor değil
- Çok dilli ekipte talep, o dili konuşan danışmana yönlendiriliyor
İlk mesaj danışmanın kendi numarasından, saniyeler içinde
Lead sisteme düştüğü anda, o leade atanan personelin kendi telefon numarası üzerinden hastaya karşılama mesajı gidiyor. Kurumsal bir numaradan değil; hasta kime yazacaksa ondan. Mesaj gittiği anda kaydın aşaması otomatik değişiyor, kimse elle güncellemiyor. Hasta yanıt vermezse belirlenen süre sonunda follow-up mesajı gidiyor; yanıt verdiği anda akış duruyor ve kayıt ulaşıldı aşamasına geçiyor.
- Karşılama mesajı personelin kendi hattından gidiyor
- Aşama otomatik değişiyor, elle işaretleme yok
- Yanıt gelmezse follow-up, gelirse akış duruyor
- Ulaşabilme oranı elle işaretlemeye değil gerçek yanıta dayanıyor
Reklam bütçesi ve personel değerlendirmesi aynı rapordan
Ulaşabilme raporu, gelen talebin kaçına gerçekten ulaşıldığını kanal, form ve personel bazında gösteriyor. Ulaşılanların kaçının satışa döndüğünü de aynı raporda görüyorsunuz. Aşama değişim raporu ise leadin sisteme düştüğü saat ile personelin ilk temas kurduğu saati karşılaştırıyor; "hemen dönüyoruz" demek kolay, gerçekte ne kadar sürede dönüldüğünü ölçmek başka.
- Personel bazlı ulaşabilme: kimin elinde lead eriyor
- Form bazlı ulaşabilme: hangi reklam hangi kaliteyi getiriyor
- Tedavi bazlı dönüşüm: hangi tedavi gerçekten satışa dönüyor
- Aşama değişim raporu: süreç nerede yavaşlıyor
Standart Bitrix24'te olmayanlar
Aşağıdakiler bizim geliştirdiğimiz modüller ve raporlar. Bitrix24 içinde çalışıyorlar, ayrı bir yazılım değiller.
Ulaşabilme raporu
Gelen talebin kaçına ulaşıldığını personel, form ve tedavi kırılımında ölçer. Reklam bütçesi kararının dayanağı budur.
Aşama değişim raporu
Leadin geldiği saat ile ilk temas saatini karşılaştırır; gecikmenin hangi personelde veya hangi saatte yoğunlaştığını gösterir.
Otel rezervasyonu
Hastanın konaklaması hasta kaydının içinden yönetilir; ayrı tablo tutulmaz.
Transfer işlemleri
Havalimanı karşılama ve klinik transferleri aynı kayıt üzerinden planlanır, şoföre görev olarak düşer.
Online konsültasyon
Ön görüşme randevusu, görüntülü toplantı bağlantısı ve sonrasındaki notlar hasta kaydına bağlı ilerler.
Gün sonu raporu
Günün sonunda kaç lead geldi, kaçına ulaşıldı, kaçı aşama atladı; tek ekranda özet.
Ulaşabilme oranı neden en kritik metrik?
Bu oranın düşük olduğu dönemlerde sorun neredeyse hiçbir zaman satış becerisi değil, operasyon oluyor. Mesaj geç gidiyor, yanlış kişiye düşüyor veya hiç açılmıyor. Ölçtüğünüzde sorunun tam olarak nerede olduğu görünüyor ve müdahale edilebiliyor.
Personel bazında
Kimin elinde lead eriyor? En çok satan danışmanın aynı zamanda en çok lead erittiği sıkça görülür.
Form bazında
Hangi reklam formu ulaşılabilir lead getiriyor? En ucuz lead, en değersiz lead olabilir.
Tedavi bazında
Hangi tedavi talebi gerçekten satışa dönüyor? Bütçe dağılımı buradan çıkar.
Saat bazında
Gecikme belirli bir saat diliminde yoğunlaşıyorsa vardiya kurgusu değişmelidir.
Nasıl ilerliyoruz
Lead akışı hiç durmadığı için geçişi kademeli yapıyoruz; hat kapanmadan devreye alınıyor.
- 1
Lead akışının ölçülmesi
Talebin hangi kanaldan, hangi dilde ve hangi saatte geldiğini çıkarıyoruz. Dağıtım kuralları bu veriden doğuyor.
- 2
Kanalların bağlanması
WhatsApp, Instagram, Facebook Lead ve çağrı hattı CRM'e bağlanıyor; her talep kayda dönüşüyor.
- 3
Follow-up otomasyonu
Karşılama mesajı, aşama değişimi ve takip akışı kuruluyor. Mesaj metinleri danışman ekibiyle birlikte yazılıyor.
- 4
Raporların devreye alınması
Ulaşabilme, aşama değişim ve tedavi bazlı raporlar açılıyor; haftalık okuma alışkanlığı için ekiple birlikte deneniyor.
Kurulum sonunda elinize ne geçiyor
Kurulum teslimle bitmiyor; ekip raporu okumaya başlayınca bitiyor.
- Tüm kanalları tek kayıtta birleştiren hasta kartı
- Dil ve vardiyaya göre otomatik lead dağıtımı
- Karşılama ve follow-up akışı, aşama otomasyonuyla birlikte
- Ulaşabilme, aşama değişim ve tedavi bazlı raporlar
- Otel rezervasyonu, transfer ve online konsültasyon modülleri
- Danışman ekibi için kayıt altına alınmış eğitim
- Sezon başlamadan önce yük testi ve ayar turu
Şehre göre operasyon farkı
Sağlık turizmi her şehirde aynı işlemiyor; kurulumun ağırlık noktası da değişiyor.
| Şehir | Operasyonun biçimi | Kurulumun odağı |
|---|---|---|
| İstanbul | Günde yüzlerce lead, vardiyalı danışman ekipleri | Vardiyalı dağıtım, kampanya ROI, aracı firma kanalı |
| Antalya | Tatil ve tedavi birlikte, sezonluk yoğunluk | Otel rezervasyonu, transfer, çok dilli yönlendirme |
| İzmir | Az lead, haftalarca süren karar süreci | Online konsültasyon, sessizleşme uyarıları |
Sıkça Sorulan Sorular
Ulaşabilme raporu standart Bitrix24'te var mı?
Yok. Ulaşabilme, aşama değişim ve tedavi bazlı raporlar bizim geliştirdiğimiz raporlar; Bitrix24 içinde çalışıyorlar ama standart kurulumla gelmiyorlar. Otel rezervasyonu, transfer ve online konsültasyon modülleri için de aynısı geçerli.
Danışmanların kişisel WhatsApp'ları şirkete bağlanabilir mi?
WhatsApp Business API üzerinden şirket numarası CRM'e bağlanıyor ve birden çok danışman aynı numara üzerinden yazışabiliyor. Kişisel numaralardan yürüyen mevcut yazışmaları geriye dönük taşımak teknik olarak mümkün değil; bu yüzden geçişi belirli bir tarihten itibaren başlatıyoruz.
Yurt dışından gelen leadlere otomatik mesaj göndermek yasal mı?
Talebi bizzat gönderen kişiye o talep hakkında dönüş yapmak ticari ileti sayılmıyor. Sonrasında pazarlama amaçlı toplu ileti gönderecekseniz hedef ülkenin mevzuatı ve Türkiye'de İYS kaydı gündeme geliyor. Kurulumda bu ayrımı net biçimde yapıyoruz.
Hasta verisi tutmak KVKK açısından sorun olur mu?
Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılıyor ve ek koruma gerektiriyor. Yetki matrisini buna göre kuruyoruz: tıbbi dosyaya yalnızca ilgili hekim ve yetkilendirilmiş personel erişebiliyor, erişim kaydı tutuluyor. Verinin nerede barındırılacağı da kararın parçası; gerektiğinde kendi sunucunuza kurulum yapılabiliyor.
Sezon içinde geçiş yapabilir miyiz?
Mümkün ama önermiyoruz. Yoğun sezonda ekip eğitime vakit ayıramıyor ve kullanım oranı düşük kalıyor. Sezon içinde başvurduğunuzda genellikle kanal bağlantısı ve follow-up otomasyonunu hemen devreye alıp kapsamlı yapılandırmayı sezon sonrasına planlıyoruz.
Kurulum ne kadar sürüyor?
Kanal bağlantısı ve follow-up otomasyonu tipik olarak iki hafta içinde devreye alınıyor. Raporların anlamlı olması için veri birikmesi gerektiğinden, tam kurulum genellikle dört ile altı haftaya yayılıyor. Ekip büyüklüğü ve kanal sayısı süreyi belirleyen iki başlık.
Gelen talebin kaçına ulaşabildiğinizi biliyor musunuz?
Bilmiyorsanız başlangıç noktası burası. Ücretsiz ön görüşmede mevcut akışınızı çıkarıp ölçümü nasıl kuracağımızı birlikte konuşuyoruz.