Başvuru toplama
Web formu, WhatsApp, Instagram, telefon ve tanıtım günü kayıtlarının tek havuzda birleşmesi.
Çözümler
Başvurudan kayda, kayıttan mezuniyete
Eğitimde satış dönemsel: kayıt sezonunda yoğun, dışında sessiz. Sezonu kaçıran başvuruyu bir yıl bekler.
Bir bakışta
- Başvuru toplama
- Veli–öğrenci ilişkisi
- Randevu yönetimi
- Kayıt süreci
- Ödeme planı takibi
Eğitim kurumlarında tekrarlayan sorunlar
Okul ve kurslarla çalışırken duyduklarımız:
- Kayıt sezonunda gelen başvurular farklı kişilerde, farklı listelerde
- Aynı veliye iki farklı danışman dönüyor
- Tanıtım gününe kaydolan velilerin takibi yapılmıyor
- Deneme dersine gelen ama kaydolmayan öğrenciler unutuluyor
- Taksit takibi muhasebede, veli iletişimi başka yerde
- Yeniden kayıt dönemi geldiğinde eski veli listesi dağınık
Eğitim kurumu kurulumunda neler var?
Okul, kurs ve eğitim merkezleriyle kurduğumuz yapı:
Veli–öğrenci ilişkisi
Veli kişi kaydı, öğrenci ayrı kayıt; kardeş ilişkileri ve iletişim tercihleri.
Randevu yönetimi
Tanıtım günü, okul turu, deneme dersi ve görüşme randevularının takvimden yönetimi.
Kayıt süreci
İlgi, görüşme, deneme, karar ve kayıt aşamalarıyla dönem bazlı kayıt hattı.
Ödeme planı takibi
Kayıt ücreti ve taksit planının anlaşmaya bağlanması, vade hatırlatmaları.
Dönemsel kampanyalar
Erken kayıt, kardeş indirimi ve yeniden kayıt kampanyalarının segmentli yürütülmesi.
Kayıt sezonunda hiçbir başvuruyu kaçırmamak
Kayıt döneminde başvurular her kanaldan aynı anda geliyor: form, telefon, WhatsApp, Instagram ve kapıdan gelen ziyaretçiler. Bu yoğunlukta elle tutulan listelerde kayıp kaçınılmaz.
Tüm kanalları tek havuzda birleştiriyoruz; her başvuru bir kayıt açıyor ve otomatik olarak bir danışmana atanıyor. Atanan danışman belirlenen sürede dönmezse uyarı çıkıyor.
- Kanal fark etmeksizin tek başvuru havuzu
- Otomatik atama ve SLA sayacı
- Mükerrer başvuruların tekilleştirilmesi
- Danışman bazlı yük dağılımı
Veli ve öğrenciyi doğru ilişkilendirmek
Eğitimde karar veren veli, kayıt olan öğrenci. İkisini tek kayıtta tutmak, kardeşi olan ailelerde ve birden fazla veliyle iletişimde sorun çıkarıyor.
Veliyi kişi, öğrenciyi ayrı bir kayıt olarak tanımlıyoruz ve aralarında ilişki kuruyoruz. Böylece bir veliye bağlı birden çok öğrenci, bir öğrenciye bağlı birden çok veli düzgün yönetilebiliyor.
- Veli ve öğrenci kayıtlarının ayrılması
- Kardeş ve çoklu veli ilişkileri
- İletişim tercihinin kayıtta tutulması
- Kardeş indirimi için otomatik tespit
Deneme dersi ve tanıtım günü takibi
Tanıtım gününe gelen ya da deneme dersine katılan aile, karara en yakın kitle. Takip edilmediğinde bu kitle sessizce kayboluyor.
Etkinlik katılımcıları kayda işleniyor; etkinlik sonrası otomatik teşekkür ve takip akışı başlıyor. Kaydolmayan aileler için belirli aralıklarla hatırlatma planlanıyor.
- Etkinlik katılımının kayda işlenmesi
- Etkinlik sonrası otomatik takip akışı
- Kaydolmayanlar için hatırlatma planı
- Etkinlik bazlı dönüşüm raporu
Yeniden kayıt: en ucuz öğrenci mevcut öğrencidir
Yeni öğrenci kazanmanın maliyeti, mevcut öğrenciyi elde tutmanın maliyetinden kat kat yüksek. Buna rağmen yeniden kayıt dönemleri çoğu kurumda plansız yürüyor.
Mevcut veli listesi segmentlere ayrılıyor ve yeniden kayıt kampanyası dönem başlamadan otomatik olarak yürütülüyor. Erken kayıt indirimi, kardeş indirimi ve kademeli hatırlatmalar kurgulanıyor.
- Mevcut veli segmentleri
- Erken kayıt kampanyası akışı
- Kademeli hatırlatma ve son tarih uyarısı
- Yeniden kayıt oranı raporu
Kayıt hattındaki aşamalar
Eğitim kurumlarında kurduğumuz tipik hat.
| Aşama | Ne oluyor | Otomasyon |
|---|---|---|
| Başvuru | Kanal fark etmeksizin kayıt açılır | Danışmana atama, SLA sayacı |
| İlk görüşme | Veliyle telefon veya yüz yüze görüşme | Görüşme yapılmazsa uyarı |
| Tanıtım / deneme | Okul turu veya deneme dersi | Randevu hatırlatması, sonrası takip |
| Teklif / ücret bilgisi | Ücret ve ödeme seçenekleri paylaşılır | Takip planı başlar |
| Karar bekleniyor | Aile değerlendiriyor | Kademeli hatırlatma |
| Kayıt | Sözleşme ve ödeme planı | Taksit takibi devreye girer |
| Dönem sonu | Yeniden kayıt dönemi | Yeniden kayıt kampanyası |
Bu sizin sürecinizde nasıl kurulur?
Otuz dakikalık ücretsiz ön görüşmede iş akışınızı dinleyip bu başlığın sizde nasıl çalışacağını birlikte çıkarıyoruz.
Kurulum nasıl ilerliyor?
Eğitim kurumu kurulumlarında tipik sıra:
- 01
Süreç analizi
Başvurudan kayda akış ve dönemsel takvim çıkarılır.
- 02
Kayıt yapısı
Veli–öğrenci ilişkisi, alanlar ve aşamalar tanımlanır.
- 03
Kanal bağlantıları
Form, WhatsApp, Instagram ve telefon bağlanır.
- 04
Randevu ve kampanya
Etkinlik takvimi ve kampanya akışları kurulur.
- 05
Eğitim ve yayın
Danışman ve yönetim eğitimi, ardından canlıya geçiş.
Kurulum sonunda elinizde ne oluyor?
- Tüm kanalların bağlı olduğu tek başvuru havuzu
- Veli ve öğrenci kayıtlarının doğru ilişkilendirilmesi
- Tanıtım günü ve deneme dersi randevu yönetimi
- Dönem bazlı kayıt hattı ve raporları
- Ödeme planı ve taksit hatırlatmaları
- Yeniden kayıt kampanya altyapısı
Özellikler
İlgili özellikler
Bu modülle birlikte en sık devreye aldığımız başlıklar. Aynı kurulumda birbirini besliyorlar.
Müşteri Adayları
Lead toplamak tek başına yeterli değil; hızlı yanıt, doğru atama ve düzenli takip gerekir. Bitrix24'ü tam bu üç başlığa göre kuruyor, tüm talep kaynaklarınızı tek akışta birleştiriyoruz.
Takvim ve Randevu
Randevu almak için telefon trafiğine gerek yok. Müşterinizin hizmeti, uzmanı ve saati kendisinin seçtiği bir rezervasyon akışı kuruyoruz; her randevu CRM'e kaydıyla birlikte düşüyor.
WhatsApp Entegrasyonu
Müşteri zaten WhatsApp'ta. Konuşmalar kişisel telefonlarda kaldığında süreç ölçülemez. Resmi WhatsApp Business hattınızı Bitrix24'e bağlıyor, her mesajı müşteri kaydına iliştiriyoruz.
Kampanya ROI
Tıklama ve açılma oranı kampanyanın işe yaradığını göstermez; ciro gösterir. Kampanyalarınızı CRM verisine bağlıyor, harcanan her liranın karşılığını kapanan işlerle eşleştiriyoruz.
Diğer sektörler
Sağlık Turizmi
Sağlık turizminde reklam vermek kolay, gelen talebi satışa çevirmek zor. Fark: ulaşabilme oranında, ilk temas hızında ve hangi formun gerçekten hasta getirdiğini bilmekte.
Sağlık ve Klinikler
Kliniklerde en pahalı kayıp gelmeyen randevudur. İkincisi, kontrolü unutulan hastadır. İkisi de sistematik hatırlatmayla büyük ölçüde çözülür.
İnşaat ve Gayrimenkul
Gayrimenkulde satış, tek bir ürünün değil belirli bir birimin satışıdır. Hangi dairenin kime, hangi fiyattan, hangi ödeme planıyla verildiği sistemde durmalı.
Sıkça Sorulan Sorular
Öğrenci bilgi sistemimizle (OBS) birlikte çalışır mı?
Evet. Bitrix24'ü başvuru ve kayıt öncesi süreçte, OBS'yi kayıt sonrası akademik tarafta kullanan yapılar kuruyoruz. OBS'nin API'si varsa kayıt tamamlandığında öğrenci bilgisi otomatik aktarılabiliyor.
Veli verileri KVKK açısından nasıl korunuyor?
Erişim izinleriyle veli ve öğrenci kayıtlarını yalnızca ilgili danışman ve yönetimin görmesini sağlıyoruz. Başvuru formlarına açık rıza metni ekleniyor ve onay zaman damgasıyla kayda geçiyor. Öğrenci verisi söz konusu olduğu için dışa aktarma yetkisini özellikle sınırlandırıyoruz.
Birden fazla kampüsümüz var, yönetilebilir mi?
Evet. Her kampüs kendi kayıtlarını ve takvimini yönetir, merkez tümünü raporlar. Başvuru kampüs bazlı yönlendirilebiliyor; aile kampüsler arası geçiş yaparsa kayıt geçmişi korunuyor.
Taksit takibini muhasebeyle entegre edebilir miyiz?
Evet. Muhasebe programınızın API'si veya hazır Market uygulaması varsa tahsilat bilgisi iki yönlü senkronize edilebiliyor; böylece danışman güncel bakiyeyi görerek veliyle konuşuyor.
Kayıt sezonu dışında sistem boş mu kalıyor?
Hayır. Sezon dışında mevcut veli iletişimi, etkinlik duyuruları, memnuniyet anketleri ve yeniden kayıt hazırlığı aynı sistemde yürüyor. Kurumlar genelde iç iletişim ve görev yönetimi modüllerini de bu dönemde devreye alıyor.
Bu özelliği işinize göre kuralım
Süreçlerinizi dinleyip hangi ayarların size uyduğunu gösteren ücretsiz bir ön görüşme planlayalım.